KI für Steuerkanzleien: die Anbieter-Checkliste.

Ob ein KI-Dienst zu einer Steuerkanzlei passt, entscheidet sich nicht auf der Preisseite, sondern in den Rechtsdokumenten. Diese Checkliste stellt die vierzehn Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest, bevor Mandantendaten fließen, und erklärt, woran du eine gute Antwort erkennst.

Stand: Juli 2026. Die Checkliste ist anbieterneutral formuliert und bewertet keine einzelnen Produkte.

Hände prüfen und unterzeichnen Dokumente an einem aufgeräumten Schreibtisch — Foto: Scott Graham auf Unsplash

Datenfluss und Ort der Verarbeitung

Frag deinen Anbieter: Wo laufen Speicherung, KI-Inferenz und alle Nebendienste, jeweils einzeln benannt?

Warum die Frage zählt: Aussagen wie EU-Rechenzentrum beziehen sich oft nur auf die Speicherung. Die eigentliche Modell-Inferenz, aber auch Authentifizierung, Routing oder Analytik können an ganz anderen Orten laufen, teils außerhalb der EU.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort benennt jeden Verarbeitungsschritt einzeln mit Ort und Vertragspartner und steht so auch im Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht nur im Marketing.

Frag deinen Anbieter: Ist deine Liste der Unterauftragsverarbeiter öffentlich, vollständig und aktuell?

Warum die Frage zählt: Jeder Dienst, der Mandantendaten berührt, gehört in diese Liste, inklusive der KI-Backends. Fehlt die Liste oder ist sie unvollständig, kannst du den tatsächlichen Datenfluss nicht beurteilen.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort ist ein Link: eine öffentlich einsehbare Liste mit Zweck, Sitz und Verarbeitungsort je Dienstleister, verfügbar schon vor Vertragsschluss.

Tarif, Konfiguration und Nebenwege

Frag deinen Anbieter: Welches Vertragsdokument gilt für genau unseren Tarif und was ändert sich bei einem Wechsel?

Warum die Frage zählt: Derselbe Markenname läuft je nach Tarif unter verschiedenen Verträgen: Endkundenbedingungen für Einzelabos, Geschäftsbedingungen für Team- und Unternehmenstarife, eigene Bedingungen für den Zugang über Schnittstellen. Zusagen aus dem Unternehmenstarif gelten nicht automatisch für ein Einzelabo derselben Marke und ein Einzelabo ist im Kanzleialltag schnell da.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort nennt das Vertragsdokument beim Namen, verlinkt es und sagt, welche Zusage an welchen Tarif gebunden ist. Dazu gehört auch, ob für Berufsgeheimnisse oder für besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO eine zusätzliche Vertragsanlage nötig ist und ob eine Zusage erst nach einem Antrags- oder Freischaltverfahren gilt.

Frag deinen Anbieter: Was passiert, wenn das Werkzeug ins offene Netz greift, und gilt dann noch der AVV?

Warum die Frage zählt: Websuche, Grounding und ähnliche Nebenwege sind einer der häufigsten Pfade, auf denen Inhalte aus der ausgehandelten Vereinbarung herausfallen. Für diesen Schritt kann ein anderes Vertragswerk gelten, die Anfrage kann beim Suchanbieter landen und in der Oberfläche ist davon meist nichts zu sehen.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort sagt, welche Daten die Suche verlassen, welcher Vertrag dafür gilt, ob die Funktion zentral abschaltbar ist und ob Eingaben vor der Suche anonymisiert werden. Dieselbe Frage gilt für jedes weitere Werkzeug, das nach außen greift.

Vertraulichkeit und TEE/Attestierung

Frag deinen Anbieter: Ist der Klartextzugriff des Betreibers während der Verarbeitung technisch ausgeschlossen oder nur vertraglich untersagt?

Warum die Frage zählt: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung ist Standard. Der kritische Moment ist die Verarbeitung selbst: Ohne Confidential Computing liegen Inhalte dort im Klartext vor und der Schutz hängt allein an Zusagen und internen Prozessen des Anbieters.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort benennt eine konkrete Technik wie ein Trusted Execution Environment und dokumentiert sie öffentlich, statt auf allgemeine Sicherheitsversprechen zu verweisen. Was ein TEE leistet, erklärt unser Ratgeber zu Confidential Computing.

Frag deinen Anbieter: Kann ich die geschützte Umgebung selbst überprüfen, etwa per Remote Attestation?

Warum die Frage zählt: Ein TEE, das du nicht prüfen kannst, bleibt eine Behauptung. Erst die Attestierung macht aus dem Versprechen einen Nachweis, den deine Kanzlei unabhängig kontrollieren kann.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort beschreibt, wie die Attestierung bei jedem Verbindungsaufbau geprüft wird, und legt idealerweise den Quellcode der Vertrauenskette offen, sodass sich die Referenzwerte nachrechnen lassen.

Training und Retention

Frag deinen Anbieter: Werden meine Eingaben oder Ergebnisse für das Training von Modellen verwendet, auch aggregiert oder anonymisiert?

Warum die Frage zählt: Ein Trainingsausschluss ist inzwischen weit verbreitet, aber die Details unterscheiden sich: Gilt er per Standard oder erst nach Opt-out, gilt er für eigene wie für fremde Modelle und steht er verbindlich im Vertrag?
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort ist ein vertraglicher Ausschluss ohne Ausnahmen und ohne verstecktes Opt-out, der eigene und fremde Modelle gleichermaßen abdeckt.

Frag deinen Anbieter: Wie lange werden Eingaben, Ergebnisse und Metadaten gespeichert und was passiert mit auffälligen Inhalten?

Warum die Frage zählt: Zusagen wie Zero Retention beziehen sich oft nur auf die Inhalte, nicht auf Metadaten. Manche Plattformen speichern zudem als auffällig eingestufte Eingaben und lassen sie zur Missbrauchskontrolle von Menschen sichten.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort nennt konkrete Fristen je Datenkategorie und erklärt den Umgang mit geflaggten Inhalten, inklusive der Frage, wer sie einsehen kann.

Berufsrecht und AVV

Frag deinen Anbieter: Bekomme ich einen AVV nach Art. 28 DSGVO und adressiert er § 203 StGB und § 62a StBerG ausdrücklich?

Warum die Frage zählt: Für Berufsgeheimnisträger reicht der Datenschutz allein nicht. § 62a StBerG verlangt bei Dienstleistern unter anderem eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit; ein Anbieter, der die Norm kennt, hat das im Vertrag geregelt.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort ist ein vor Vertragsschluss einsehbarer AVV plus eine ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung. Die Hintergründe erklärt unser Ratgeber zu § 203 StGB.

Frag deinen Anbieter: Wie setzt du mein Weisungsrecht um und wie gehst du mit Behördenanfragen um?

Warum die Frage zählt: Sorgfältige Auswahl endet nicht bei der Unterschrift. Deine Kanzlei braucht ein wirksames Weisungsrecht und Klarheit darüber, was der Anbieter bei einer Herausgabeanforderung überhaupt herausgeben könnte und wie er dich informiert.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort beschreibt dokumentierte Prozesse und Informationspflichten sowie technische Maßnahmen, die die herausgabefähigen Daten von vornherein klein halten.

Nachweise und Zertifikate

Frag deinen Anbieter: Welche Zertifikate und Prüfberichte gibt es, wem gehören sie und was decken sie ab?

Warum die Frage zählt: Zertifikate beziehen sich oft auf einen Unterauftragsverarbeiter oder nur auf einen Teil der Verarbeitungskette. Das ist legitim, muss aber ehrlich ausgewiesen sein, damit du weißt, was tatsächlich geprüft wurde.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort nennt Inhaber, Geltungsbereich und Prüfgegenstand jedes Nachweises und verlinkt öffentlich verifizierbare Zertifikate, statt Logos aneinanderzureihen.

Frag deinen Anbieter: Stimmen Website, Datenschutzerklärung und AVV überein?

Warum die Frage zählt: Wenn das Marketing andere KI-Backends nennt als die Rechtsdokumente oder ein EU-only-Versprechen neben dokumentierten US-Dienstleistern steht, ist Vorsicht geboten. Verbindlich ist am Ende, was im Vertrag steht.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort hält dem Abgleich stand: gleiche Anbieter, gleiche Orte, gleiche Zusagen in allen Dokumenten und eine nachvollziehbare Erklärung für jede Abweichung.

Lock-in und Exit

Frag deinen Anbieter: In welchem Format bekomme ich meine Daten beim Ausstieg und was wird danach gelöscht?

Warum die Frage zählt: Ein Anbieterwechsel darf nicht daran scheitern, dass deine Daten in proprietären Formaten festhängen. Ebenso wichtig sind verbindliche Löschfristen nach Vertragsende.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort nennt offene, dokumentierte Exportformate, einen definierten Exit-Prozess und eine Löschbestätigung mit Frist.

Frag deinen Anbieter: Muss ich meine Daten in dein System kopieren, oder bleiben sie im führenden System?

Warum die Frage zählt: Manche Tools spiegeln komplette Datenbestände in eigene Datenbanken. Das vergrößert die Angriffsfläche, schafft Doppelbestände und bindet dich enger an die Plattform, als dir lieb sein kann.
Woran du eine gute Antwort erkennst: Eine gute Antwort benennt Zugriffswege über definierte Schnittstellen, klare Zweckbindung und geregelte Löschung.

So beantwortet SOFI diese Fragen.

Ehrlichkeit gehört zur Checkliste. Hier sind unsere eigenen Antworten, inklusive der Punkte, an denen wir auf Partner verweisen statt mit fremden Federn zu schmücken.

Datenfluss und Ort der Verarbeitung: Mandantendaten werden in EU-Rechenzentren verarbeitet, im Standard in Deutschland und Frankreich. Die KI-Inferenz läuft auf einer Confidential-Computing-Plattform; jeder beteiligte Dienstleister steht mit Zweck, Sitz und Verarbeitungsort in der öffentlichen Liste der Unterauftragsverarbeiter. US-Dienste kommen im Standard nicht zum Einsatz, sondern ausschließlich auf ausdrücklichen Kanzlei-Wunsch nach dokumentierter Belehrung.
Tarif, Konfiguration und Nebenwege: SOFI richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Kanzleien, nicht an Verbraucher; es gibt also keine Endkundenbedingungen neben den Nutzungsbedingungen und einen AVV gibt es unabhängig von der gewählten Edition. Websuchen sind möglich, ohne dass Mandantendaten abfließen: Eingaben werden im Standard automatisch anonymisiert, bevor eine Suche das System verlässt. Für Modelle außerhalb der vertraulichen Ausführungsumgebung gibt es zusätzlich Tokenisierung.
Vertraulichkeit und TEE/Attestierung: Die KI-Inferenz läuft im Standard im Trusted Execution Environment: Der Klartextzugriff ist technisch ausgeschlossen, auch für KI-, Modell- und Inferenzanbieter, nicht nur vertraglich untersagt. Die Attestierung wird bei jedem Verbindungsaufbau geprüft und der Quellcode der Vertrauenskette ist öffentlich, sodass jeder die Referenzwerte unabhängig nachvollziehen kann.
Training und Retention: Es findet kein Training auf deinen Mandantendaten statt, weder für eigene noch für fremde Modelle. Inhalte werden auf der Inferenz-Plattform nach der Verarbeitung nicht gespeichert; technische Metadaten wie Zeitstempel und Token-Verbrauch hält die Plattform laut ihrer Dokumentation bis zu 90 Tage vor. Genau diese Art von Detail solltest du übrigens von jedem Anbieter erfahren.
Berufsrecht und AVV: Du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Architektur ist um die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB gebaut. Was technische Maßnahmen rechtlich leisten und was nicht, sagen wir offen im Ratgeber zu § 203 StGB.
Nachweise und Zertifikate: Ehrliche Antwort: SOFI trägt kein eigenes ISO-Zertifikat. Das öffentlich verifizierbare ISO-27001-Zertifikat gehört der Betreiberin der genutzten Inferenz-Plattform, die in den Unterauftragsverarbeitern benannt ist. Alle Nachweise mit Inhaber und Geltungsbereich findest du auf der Seite Datensouveränität.
Lock-in und Exit: Deine DATEV-Daten bleiben im führenden System. SOFI greift über eine eigene, definierte Schnittstelle (MCP) kontrolliert auf deine Bestandsdaten zu und übergibt der KI nur die Inhalte, die eine konkrete Aufgabe braucht. Exporte nutzen offene Formate; die Löschung nach Vertragsende regelt der AVV.

Häufige Fragen zur Anbieterwahl.

Ein pauschales Verbot gibt es nicht. Berufsgeheimnisträger dürfen Dienstleister einschalten, müssen sie aber sorgfältig auswählen und zur Verschwiegenheit verpflichten. Genau dafür ist diese Checkliste da; die rechtlichen Grundlagen erklärt unser Ratgeber zu § 203 StGB.